Prozessanalyse & KI-Audit für den Mittelstand
Die Leute, die Ihre Abläufe täglich bedienen, wissen meist genau, wo es klemmt. Wir holen dieses Wissen aus den Abteilungen heraus und machen eine Reihenfolge daraus, die Sie abarbeiten können.
Daten, die zwischen zwei Systemen von Hand abgetippt werden. Freigaben, auf die jemand drei Tage wartet. Listen, die es doppelt gibt, weil zwei Abteilungen einander nicht trauen. Solche Stellen kosten jede Woche Arbeitszeit, tauchen aber in keiner Auswertung auf. Das Problem ist selten fehlende Technologie. Es ist, dass niemand systematisch hinschaut.
Genau hier setzen wir an. Eine strukturierte Prozessanalyse macht die Schwachstellen sichtbar, beziffert das Potenzial und endet in konkreten Lösungsvorschlägen. Ob dabei KI zum Einsatz kommt, entscheidet sich erst danach.
Fachlich ist das ein KI-Audit: eine systematische Bestandsaufnahme Ihrer Prozesse, Systeme und Daten, eine belastbare Bewertung des Reifegrads und daraus abgeleitet eine priorisierte Maßnahmenliste. Am Ende steht kein Foliensatz. Sie bekommen eine Entscheidungsgrundlage, in der zu jeder Maßnahme Aufwand und erwarteter Nutzen stehen.
Warum Prozesse vor Technologie kommen
Viele Unternehmen beginnen ihre Digitalisierung mit der Frage: „Welches Tool brauchen wir?“ Wir beginnen mit einer anderen Frage: „Wo verlieren Sie heute am meisten Zeit, Geld und Qualität?“
Der Unterschied ist entscheidend. Wer mit der Technologie anfängt, implementiert Lösungen für Probleme, die vielleicht gar nicht die dringendsten sind. Wer mit den Prozessen anfängt, investiert dort, wo der größte Hebel liegt.
In über 30 Kundenprojekten hat sich das immer wieder bestätigt: Die wirkungsvollsten Verbesserungen entstehen nicht durch die teuerste Software, sondern durch ein klares Verständnis der eigenen Abläufe. Manchmal ist die Lösung eine KI-gestützte Automatisierung. Manchmal eine einfache Systemintegration. Und manchmal reicht es, einen Arbeitsschritt anders zu schneiden, ganz ohne neue Technologie.
Deshalb sind wir bewusst technologieunabhängig. Uns bindet kein Softwarehersteller, und wir verdienen nichts daran, wenn Sie eine bestimmte Lizenz kaufen. Empfohlen wird, was für Ihr Unternehmen den größten messbaren Nutzen bringt.
Die Prozessanalyse nimmt die Abläufe auf. Ob der Datenbestand, der in diesen Abläufen anfällt, eine bestimmte Auswertung überhaupt trägt, ist eine eigene Frage. Sie beantwortet die Datenanalyse, und sie tut es, solange ein Vorhaben noch umplanbar ist.
Das gilt besonders, wenn bereits ein KI-Pilotprojekt läuft und nicht recht vorankommt. Meist liegt das nicht an der Technologie. Der Anwendungsfall wurde nie sauber auf den eigentlichen Engpass ausgerichtet. Woran das erkennbar ist und wie der Sprung in die Produktion gelingt, steht in unserem Beitrag Vom KI-Pilotprojekt zur Produktion.
Was unsere Prozessanalyse ausmacht
Systematische Methodik
Unsere Prozessanalyse folgt einem Vorgehen, das wir in über 30 Kundenprojekten geschärft haben. Wir erheben strukturiert, bewerten anhand von Zahlen aus Ihrem Betrieb und legen offen, warum eine Maßnahme vor der anderen steht. Am Ende halten Sie einen Fahrplan in der Hand, keine Sammlung von Empfehlungen.
Branchenübergreifende Erfahrung
Von der produzierenden Industrie über Dienstleistungsunternehmen bis zum Handel: Wir kennen die typischen Prozessprobleme verschiedener Branchen und bringen Best Practices aus vergleichbaren Unternehmen mit.
Empfehlung ohne Eigeninteresse
Bevor wir etwas Neues vorschlagen, sehen wir nach, was Ihre vorhandenen Systeme schon können. Häufig steckt die Lösung in einer Funktion, für die Sie längst bezahlen. Dann steht genau das im Bericht und kein Projekt, das wir gerne bauen würden.
Messbare Ergebnisse
Jede Empfehlung wird mit einem erwarteten Nutzen beziffert: Zeitersparnis in Stunden, Kostenreduktion in Euro, Qualitätssteigerung in Prozent. Sie wissen vor der Umsetzung, welchen Return on Investment Sie erwarten können.
So läuft unsere Prozessanalyse ab
Vier Phasen, die wir individuell auf Ihr Unternehmen zuschneiden.
Phase 1: Bestandsaufnahme
Wir verschaffen uns gemeinsam mit Ihnen einen Überblick über Ihre aktuellen Abläufe: welche Systeme im Einsatz sind, wo Daten zwischen Abteilungen fließen und an welchen Stellen jemand von Hand eingreift, damit es weitergeht.
- Erfassung aller relevanten Geschäftsprozesse
- Dokumentation der eingesetzten Systeme und Schnittstellen
- Interviews mit Schlüsselpersonen aus den betroffenen Abteilungen
- Erstellung einer visuellen Prozesslandkarte
Phase 2: Schwachstellenanalyse
Auf Basis der Bestandsaufnahme bewerten wir jede Schwachstelle nach Auswirkung und Lösbarkeit.
- Identifikation von Medienbrüchen und Datenredundanzen
- Bewertung des Zeitaufwands für manuelle Routinetätigkeiten
- Analyse der Fehlerquoten an kritischen Schnittstellen
- Priorisierung nach wirtschaftlichem Optimierungspotenzial
Phase 3: Lösungsdesign
Für jede gefundene Schwachstelle entwickeln wir einen konkreten Vorschlag. Das kann eine Prozessumstellung sein, eine Systemintegration oder eine KI-gestützte Automatisierung. Jeder Vorschlag bekommt eine Zahl für den erwarteten Nutzen und eine für den geschätzten Aufwand.
- Entwicklung konkreter Lösungsvorschläge pro Schwachstelle
- Bewertung verschiedener Ansätze (Prozess, Integration, Automatisierung, KI)
- Kosten-Nutzen-Analyse für jede empfohlene Maßnahme
- Technische Machbarkeitsprüfung
Phase 4: Umsetzungsplan
Sie erhalten einen priorisierten Maßnahmenplan mit klaren nächsten Schritten: Quick Wins, strategische Projekte, Verantwortlichkeiten und messbare Erfolgskriterien. Ob Sie danach intern umsetzen oder mit uns, entscheiden Sie.
- Priorisierter Maßnahmenplan mit Quick Wins und strategischen Projekten
- Definition von KPIs und Erfolgskriterien pro Maßnahme
- Zeitplan und Ressourcenplanung
- Optional: Angebot für die technische Umsetzung durch we-make.ai
Was Sie aus der Prozessanalyse mitnehmen
Konkrete Ergebnisse, die Sie direkt weiterverwenden können, unabhängig davon, mit wem Sie die Umsetzung angehen.
Prozesslandkarte
Eine vollständige, visuelle Dokumentation Ihrer Abläufe, Systeme und Schnittstellen. Viele Geschäftsführer sehen darin zum ersten Mal, wie ihr Unternehmen im Alltag tatsächlich arbeitet. Das weicht regelmäßig von dem ab, was im Qualitätshandbuch steht.
Schwachstellenbericht
Eine priorisierte Liste der gefundenen Ineffizienzen, Medienbrüche und Automatisierungspotenziale. Zu jedem Eintrag steht, was er kostet: wie viele Stunden pro Woche daran hängen und wie viele Mitarbeiter betroffen sind.
Lösungsvorschläge mit ROI-Schätzung
Beim Aufwand steht getrennt, was die Umstellung einmalig kostet und was danach jedes Jahr bleibt, an Lizenzen und an Betreuung. Erst beides nebeneinander zeigt, ob sich eine Maßnahme über ihre Laufzeit trägt.
Priorisierter Umsetzungsplan
Ein Fahrplan, der zeigt, in welcher Reihenfolge Sie die Optimierungen angehen sollten. Mit Quick Wins, die innerhalb weniger Wochen Wirkung zeigen, und strategischen Projekten für langfristige Effizienz.
Was unsere Kunden sagen
Die Zusammenarbeit mit we-make.ai hat unsere Arbeitsweise revolutioniert. Dank ihrer maßgeschneiderten KI-Lösung finden wir passende Kandidaten jetzt 30 % schneller und können uns auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Menschen hinter den Profilen. Die Expertise und der lösungsorientierte Ansatz von we-make.ai waren entscheidend für diesen Erfolg.
Förderung verfügbar
Dieses Projekt kann im Rahmen von DIGITAL.PLUS 26 mit bis zu € 7.000 Zuschuss gefördert werden. Antragsberechtigt sind KMU mit Standort in Oberösterreich, sofern sie aktives Mitglied der WKO Oberösterreich sind. Antragsfrist: 2. November 2026.
Häufige Fragen zur Prozessanalyse
Was ist eine Prozessanalyse und was bringt sie meinem Unternehmen?
Wie lange dauert eine Prozessanalyse und was kostet sie uns an Zeit?
Brauche ich für die Prozessanalyse überhaupt KI?
Ist die Prozessanalyse förderbar?
So geht es nach der Prozessanalyse weiter
Die Prozessanalyse ist der Einstieg in unsere KI-Beratung für den Mittelstand. Auf den identifizierten Potenzialen bauen diese Leistungen auf:
AI Basecamp KI-Strategie AI Empowering KI-Prozessoptimierung AI People & Talents KI-Wartung & Betrieb AI Governance & EU AI Act
Lassen Sie uns gemeinsam hinschauen.
Der erste Schritt ist ein Erstgespräch von 30 Minuten. Wo stehen Sie gerade? Was hakt im Alltag am meisten? Und lohnt sich eine Prozessanalyse für Ihr Unternehmen überhaupt? Wenn nicht, sagen wir das auch.
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