Prozessoptimierung für E-Commerce und Handel
Schneller skalieren, weniger Fehler, zufriedenere Kunden. Durch Prozesse, die mit Ihrem Wachstum mithalten.
Im Handel entscheiden Geschwindigkeit und Fehlerfreiheit über die Bewertung und am Ende über die Marge. Je stärker ein Online-Händler wächst, desto deutlicher treten die Schwächen der internen Abläufe hervor. Dieselbe Preisänderung wird in drei Systemen von Hand eingetragen, und der Kundenservice beantwortet zum vierten Mal an diesem Tag dieselbe Frage nach dem Sendungsstatus. Wir analysieren Ihre Abläufe von der Produktanlage bis zum After-Sales und suchen die Stellen, an denen Automatisierung den größten Hebel hat.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Handelsunternehmen im Mittelstand sollen die Geschwindigkeit großer Plattformen bieten und haben nicht deren Entwicklungsbudget. Die Lücke schließen bei ihnen meist Menschen, die von Hand nacharbeiten.
Produktdaten werden auf jedem Kanal einzeln gepflegt. Der eigene Shop, Amazon, eBay, dazu die Filiale: Jeder Kanal will das Format, das er kennt, und oft bringt er sein eigenes Pflegewerkzeug mit. Eine Preisänderung wird deshalb mehrfach eingetippt, und ab der zweiten Eingabe ist offen, welcher Stand der richtige ist.
Die Auftragsabwicklung hat zu viele Handgriffe. Zahlungseingang prüfen, Lagerbestand abgleichen, Versandlabel erzeugen, Tracking-Nummer an den Kunden schicken: In vielen mittelständischen Shops braucht jeder dieser Schritte einen Eingriff oder wenigstens einen kontrollierenden Blick. Solange die Bestellmenge überschaubar bleibt, erledigt sich das nebenbei. Jede weitere Bestellung verlangt denselben Durchgang noch einmal, und irgendwann ist die Abwicklung eine eigene Aufgabe im Team und keine Nebentätigkeit mehr.
Der Kundenservice beantwortet immer wieder dieselben Fragen. Ein großer Teil der Anfragen dreht sich um den Sendungsstatus und um Umtausch. Die Antwort steht jedes Mal in einem System, in das der Kunde nicht hineinsieht.
Über Sortiment und Preis entscheidet das Bauchgefühl. Die Zahlen wären da, im Shop-Analytics und in der Warenwirtschaft. Sie zusammenzuführen kostet einen halben Tag, und den hat im Tagesgeschäft niemand. Also entscheidet die Erfahrung, was meistens gut geht und gelegentlich teuer wird.
Warum Handelsunternehmen mit uns arbeiten
Verständnis für den Handelsalltag
Wir kennen die Realität im Online-Handel. Jeder Verkaufskanal stellt eigene Anforderungen an dieselben Produktdaten, und im Weihnachtsgeschäft trifft ein Vielfaches des Bestellvolumens auf dieselbe Mannschaft. Eine Lösung, die nur im ruhigen März funktioniert, hilft im November niemandem.
Erfahrung mit Handelssystemen
Shopsystem, Warenwirtschaft, Marktplatz-Anbindung, Zahlungsdienstleister, Versandlogistik, CRM: Diese Landschaft ist uns vertraut, und zwar in beiden Richtungen. Eine Retoure läuft durch dieselben Systeme noch einmal zurück, und dabei müssen Ware, Zahlung und Bestand wieder zusammenfinden.
Skalierbarkeit im Blick
Eine Empfehlung muss über das heutige Problem hinausreichen. Wir prüfen jede Lösung deshalb daraufhin, ob sie auch dann noch trägt, wenn aus 50 Bestellungen am Tag 500 werden. Was an dieser Stelle bricht, ist fast immer der manuelle Kontrollschritt, den heute niemand als Aufwand wahrnimmt.
Wirkung auf die Marge
Im Handel lässt sich der Effekt einer Prozessänderung ungewöhnlich gut nachrechnen. Die Bearbeitungszeit je Auftrag ist messbar, bevor und nachdem wir etwas ändern, und die Kosten je Bestellung sind es auch. Jede Empfehlung bekommt deshalb eine Schätzung, worauf sie sich auswirkt und in welcher Größenordnung.
Wo wir im Handel den größten Hebel finden
Vier Bereiche, in denen wir bei Händlern im Mittelstand regelmäßig erhebliches Optimierungspotenzial finden.
Produktdatenmanagement
Produktdaten sind das Rückgrat des Handels. Wir sehen uns an, wie eine Produktinformation bei Ihnen entsteht und wie sie ihren Weg auf jeden Kanal findet. Wo dieselbe Änderung heute viermal eingetippt wird, steht am Ende eine Synchronisation, meist über ein PIM-System und in Teilen über KI-gestützte Textbausteine für die Beschreibungen.
Auftragsabwicklung und Fulfillment
Vom Bestelleingang bis zum Versandlabel prüfen wir jeden Schritt darauf, ob ihn wirklich ein Mensch anfassen muss. Die kontrollierenden Blicke, die bei kleinem Volumen kaum auffallen, werden beim Wachstum zum Engpass. Am Ende steht ein Ablauf, der die Ausnahmen an einen Menschen übergibt und den Rest durchlaufen lässt.
Kundenservice und After-Sales
Nicht jede Anfrage taugt zur Automatisierung, deshalb sortieren wir zuerst. Wir suchen die Anfragetypen mit dem größten Anteil und der klarsten Antwort heraus und lassen sie automatisch beantworten, gestützt auf Ihre eigenen Produkt- und Support-Daten. Alles Übrige landet weiterhin bei einem Menschen, und zwar mit dem Verlauf, den der Kunde vorher geschrieben hat.
Datenbasierte Entscheidungen
Sortiment und Preis werden im Mittelstand oft nach Erfahrung entschieden, weil die Auswertung liegen bleibt. Die Zahlen dafür liegen im Shop und in der Warenwirtschaft, dazu in den Berichten der Marktplätze. Wir bauen die Auswertung einmal sauber und lassen sie danach von selbst laufen, sodass der Deckungsbeitrag je Artikel am Montag im Postfach liegt.
Erfolgsgeschichte: WYI, personalisierte Mode
WYI, Wear Your Imagination
E-Commerce und KI-Potenzialanalyse
WYI verkauft personalisierte Mode. Kunden laden ein eigenes Motiv hoch oder lassen sich eines von einem KI-Werkzeug erzeugen und bekommen es auf T-Shirts oder Hoodies gedruckt. Das Geschäftsmodell traf einen Nerv, und mit dem Wachstum kam die Reibung in den Abläufen. Am deutlichsten in der Prüfung der eingereichten Motive: Uploads in unterschiedlicher Auflösung und in unterschiedlichen Farbräumen mussten von Hand auf Drucktauglichkeit gesichtet werden.
In einem AI-Basecamp-Workshop ist we-make.ai die bestehenden Abläufe gemeinsam mit dem WYI-Team durchgegangen. Herausgekommen sind drei Ansatzpunkte, die seither umgesetzt sind: eine KI-gestützte Vorprüfung der Designs auf Auflösung und Farbprofil, eine Nachfrageprognose für die Rohware in ihren Größen und Farben, und ein KI-Chatbot für die wiederkehrenden Fragen im Kundenservice. Dazu kam eine Roadmap, die festhält, in welcher Reihenfolge das sinnvoll ist.
„Der AI-Basecamp Workshop von we-make.ai war für uns ein absoluter Gamechanger. Wir haben nicht nur gelernt, wie wir künstliche Intelligenz strategisch in unsere Geschäftsprozesse integrieren können, sondern erhielten auch eine maßgeschneiderte Roadmap, die uns klare, umsetzbare Schritte aufzeigt.“
Was Händler aus unserer Analyse mitnehmen
Der Ablauf entspricht dem, was wir in anderen Branchen als Prozessanalyse anbieten. Die Sicht auf die Wertschöpfungskette ist die eines Händlers.
Prozesslandkarte der Wertschöpfungskette
Eine Dokumentation Ihrer Abläufe mit allen beteiligten Systemen und jedem manuellen Schritt dazwischen, die Retoure eingeschlossen. Zu jeder Übergabe steht darin, welcher Kanal sie auslöst und welches System danach den gültigen Stand führt.
Analyse der Skalierungsengpässe
Eine Bewertung, welcher Schritt zuerst bricht, wenn das Volumen steigt, und wo der manuelle Abgleich noch Reserven hat. Jeder Engpass bekommt eine Dringlichkeit, damit die Reihenfolge der Umsetzung nicht vom Zufall abhängt.
Lösungsvorschläge mit Wirkung auf die Marge
Jeder Vorschlag sagt, ob er je Bestellung wirkt oder je Artikel. Das Erste wächst mit dem Bestellvolumen mit, das Zweite mit dem Sortiment, und die beiden wachsen bei Ihnen unterschiedlich schnell. Schätzungen bleiben Schätzungen, deshalb schreiben wir dazu, worauf sie beruhen.
Umsetzungsfahrplan
Eine automatisierte Versandbenachrichtigung ist in Wochen erledigt, ein KI-gestützter Kundenservice braucht länger und eine gepflegte Knowledge-Base (Wissensdatenbank). Der Fahrplan stellt das nebeneinander und nennt zu jedem Eintrag die Zahl, die sich bewegt haben muss, damit er als erledigt gilt.
Was ein KI-Chatbot im Handel braucht
Ein Chatbot ist so gut wie die Quelle, aus der er antwortet. Für den Handel heißt das: Versandbedingungen und Retourenverfahren müssen als Text vorliegen, den ein Mensch heute noch versteht, und der Bestellstatus muss abfragbar sein. Liegt beides vor, beantworten sich die wiederkehrenden Anfragen von selbst, rund um die Uhr. Fehlt es, baut man zuerst die Knowledge-Base und danach den Chatbot.
KI-Chatbot und Knowledge-Base: DIALOG.pro
KI für Handel und E-Commerce in Oberösterreich
Ob stationärer Handel im Zentralraum Linz–Wels oder Online-Shop mit Versand in den ganzen DACH-Raum: Die Abläufe hinter dem Verkauf ähneln sich mehr, als es der Vertriebsweg vermuten lässt. Als KI-Partner mit Sitz in Wels sind wir für Handelsunternehmen in ganz Oberösterreich schnell vor Ort.
KI-Beratung Oberösterreich · KI-Beratung Linz
Förderung verfügbar, Antragsfrist läuft
DIGITAL.PLUS 26: Bis zu € 7.000 Zuschuss für dieses Projekt
KMU mit Standort in Oberösterreich können dieses Projekt im Rahmen von DIGITAL.PLUS 26 mit einem Zuschuss von bis zu 35 % der Projektkosten (max. € 7.000) fördern lassen, sofern sie aktives Mitglied der WKO Oberösterreich sind. Projektstart ab sofort möglich, Antragstellung bis 2. November 2026.
Häufige Fragen zu KI im Handel
Ab welchem Bestellvolumen rechnet sich die Automatisierung?
Unsere Produktdaten sind über Jahre gewachsen und uneinheitlich. Reicht das als Grundlage?
Können wir Produktbeschreibungen von einer KI schreiben lassen?
Was passiert, wenn der Chatbot etwas falsch beantwortet?
Wann führt man so etwas ein, wenn das Hauptgeschäft im Weihnachtsquartal liegt?
Ist die Einführung von KI im Handel förderbar?
Welche Prozesse bremsen Ihr Wachstum?
Oft genügt ein Beispiel: eine Bestellung, die zuletzt liegen geblieben ist, oder ein Kanal, der noch den alten Preis zeigt. In einem 30-minütigen Erstgespräch ordnen wir es ein und sagen Ihnen, ob dahinter ein Projekt steckt oder eine Einstellung, die Ihr Team selbst ändert.
Oder schreiben Sie uns direkt: [email protected] | +43 660 31 96 763