Die Produktivität von KI nutzen – ohne die Verschwiegenheitspflicht zu verletzen.
Steuerberatungen, Anwalts- und Notariatskanzleien arbeiten mit hochvertraulichen Mandantendaten und unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Genau das macht den Einsatz öffentlicher KI-Dienste wie ChatGPT heikel: Eingaben werden auf Servern außerhalb der EU verarbeitet. Wir bauen KI-Lösungen, die das Berufsgeheimnis von Grund auf respektieren – auf eigener Infrastruktur oder in einem österreichischen Rechenzentrum, sodass keine Mandantendaten Ihre Kanzlei verlassen.
Die Mitarbeiter wollen die offensichtlichen Produktivitätsgewinne von KI nutzen – beim Recherchieren, Zusammenfassen, Erfassen. Gleichzeitig verbietet die Verschwiegenheitspflicht, vertrauliche Mandantenunterlagen in öffentliche KI-Dienste einzugeben. Dieser Widerspruch führt in vielen Kanzleien zu einem inoffiziellen, ungeregelten KI-Einsatz – das größere Risiko.
Die Belegerfassung bindet wertvolle Zeit. Gerade in Steuerberatungen verbringen qualifizierte Kräfte einen erheblichen Teil ihrer Zeit damit, Mandantenbelege in unterschiedlichsten Formaten manuell zu erfassen und zu kontieren – eine Aufgabe, die KI heute zu großen Teilen übernehmen kann.
Wissen steckt in tausenden Dokumenten. Schriftsätze, Gutachten und frühere Fälle enthalten enormes Kanzleiwissen – aber es ist schwer durchsuchbar. Die relevante Textstelle von vor zwei Jahren wiederzufinden, kostet oft mehr Zeit, als sie wert ist.
Öffentliche KI-Tools sind ein Compliance-Risiko. Mitarbeiter, die Mandanteninhalte in ChatGPT kopieren, um schneller zu sein, handeln gut gemeint – aber sie verletzen damit potenziell die Verschwiegenheitspflicht. Ein klarer, sicherer KI-Weg verhindert genau das.
Fristen und Posteingang verlangen Verlässlichkeit. Eingehende Schreiben müssen erfasst, zugeordnet und auf Fristen geprüft werden. Fehler hier sind haftungskritisch – ein Bereich, in dem KI-gestützte Vorprüfung wertvolle Sicherheit gibt, ohne die menschliche Letztkontrolle zu ersetzen.
Anwälte, Steuerberater und Notare unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Für uns ist das nicht ein Detail, sondern der Ausgangspunkt jeder Lösung: KI in Kanzleien muss so gebaut sein, dass Mandantendaten die Kanzlei nachweislich nicht verlassen.
Öffentliche KI-Dienste verarbeiten Eingaben auf Servern außerhalb der EU. Das ist mit dem Berufsgeheimnis schwer vereinbar. Wir setzen auf lokale Sprachmodelle auf Ihrer Infrastruktur oder in einem österreichischen Rechenzentrum – die einzige Variante, die echte Vertraulichkeit garantiert.
Kanzleien leben von Dokumenten: Schriftsätze, Verträge, Belege, Mandantenakten, Fristen. Wir kennen die typischen Engpässe in dokumentengetriebenen Abläufen und wissen, wo KI echte Entlastung bringt – und wo der Mensch unverzichtbar bleibt.
Juristische und steuerliche Verantwortung lässt sich nicht delegieren. Unsere Lösungen automatisieren die vorbereitenden, repetitiven Schritte – Recherche, Extraktion, Zusammenfassung –, während die fachliche Beurteilung und Freigabe immer bei Ihnen bleibt.
Vier Bereiche, in denen wir bei Steuerberatungen und Kanzleien regelmäßig erhebliches Entlastungspotenzial sehen.
In Steuerberatungen ist die Erfassung von Mandantenbelegen einer der größten Zeitfresser. KI liest Rechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge automatisch aus, kategorisiert sie und bereitet sie für die Buchhaltung vor – bei jedem Lieferanten-Layout und auch bei fotografierten Belegen.
Laufzeiten, Fristen, Vertragsparteien und kritische Klauseln werden aus umfangreichen Dokumenten extrahiert und zusammengefasst. Statt jedes Dokument vollständig zu lesen, springen Ihre Fachkräfte direkt zu den relevanten Stellen.
Ein KI-Assistent durchsucht Ihre eigenen Schriftsätze, Gutachten und Mandantenakten und beantwortet Fragen auf Basis Ihres Kanzleiwissens – ohne dass dieses Wissen je an einen externen Dienst übertragen wird.
Eingehende Schreiben werden klassifiziert, dem richtigen Akt zugeordnet und auf fristrelevante Inhalte geprüft. So unterstützt die KI bei einem der haftungskritischsten Punkte im Kanzleialltag – die Letztkontrolle bleibt beim Menschen.
Die folgenden Szenarien illustrieren typische Anwendungsfälle in Kanzleien und Steuerberatungen. Sie dienen der Veranschaulichung und beschreiben keinen konkreten Mandanten.
Zur Saison stapeln sich Mandantenbelege in unterschiedlichsten Formaten. Ein lokal betriebenes KI-System liest sie aus, ordnet sie Konten zu und übergibt strukturierte Daten an die Buchhaltungssoftware. Die Mitarbeiter prüfen Ausnahmen statt jeden Beleg abzutippen – ohne dass ein einziger Mandantenbeleg die Kanzlei verlässt.
Bei umfangreichen Vertragswerken extrahiert die KI Fristen, Kündigungsrechte und Haftungsklauseln und erstellt eine strukturierte Übersicht. Der Anwalt behält die fachliche Beurteilung, gewinnt aber Stunden, die sonst in reines Durchlesen fließen – die Verarbeitung läuft auf eigener Infrastruktur, im Einklang mit der Verschwiegenheitspflicht.
Aus Urkunden, Registerauszügen und Identitätsdokumenten werden die relevanten Daten erfasst und für die weitere Bearbeitung aufbereitet. Die KI beschleunigt die Vorbereitung, während die rechtsverbindliche Prüfung und Beurkundung unverändert beim Notar verbleibt.
Die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht, das steuerliche Berufsgeheimnis und die notarielle Amtsverschwiegenheit verlangen, dass Mandantendaten geschützt bleiben. Eine KI, die Eingaben an einen US-Cloud-Dienst überträgt, ist damit kaum vereinbar. Lokale KI-Infrastruktur löst das an der Wurzel: Das Sprachmodell läuft auf Ihrer eigenen Hardware oder in einem zertifizierten österreichischen Rechenzentrum – Mandantendaten verlassen die Kanzlei nicht.
→ Lokale KI-Infrastruktur · → KI-Beleg- & Dokumentenverarbeitung · → Datenschutz & KI-Sicherheit
Eine KI-Lösung, die mit der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht vereinbar ist, weil Mandantendaten die Kanzlei nachweislich nicht verlassen – dokumentiert und prüfbar.
Die monotonen, dokumentengetriebenen Tätigkeiten – Belege erfassen, Daten übertragen, Dokumente durchsuchen – werden automatisiert. Ihre Fachkräfte arbeiten an der Fachfrage, nicht an der Tastatur.
Sie erhalten einen realistischen Plan, der mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall startet – meist der Belegverarbeitung – und schrittweise erweitert wird, statt die ganze Kanzlei auf einmal umzustellen.
Förderung verfügbar – Antragsfrist läuft
KMU in Oberösterreich können dieses Projekt im Rahmen von DIGITAL.PLUS 26 mit einem Zuschuss von bis zu 35 % der Projektkosten (max. € 7.000) fördern lassen. Projektstart ab sofort möglich, Antragstellung bis 2. November 2026.
Als KI-Partner mit Sitz in Wels begleiten wir Steuerberatungen, Anwalts- und Notariatskanzleien in ganz Oberösterreich – persönlich vor Ort und remote. Gerade Steuerberater sind für viele Unternehmen die erste Anlaufstelle in Digitalisierungsfragen; wir unterstützen Sie dabei, KI sicher und förderkonform einzuführen.
→ KI-Beratung Oberösterreich · → DIGITAL.PLUS 26 Förderung
In einem 30-minütigen Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Ablauf aus Ihrem Kanzleialltag an und klären, wie sich KI vereinbar mit der Verschwiegenheitspflicht einsetzen lässt. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrlicher Blick auf Ihr Potenzial.
Oder schreiben Sie uns direkt: [email protected] | +43 660 31 96 763