Schneller die richtigen Kandidaten finden – durch effizientere Prozesse statt mehr Personal.
Personalvermittler und HR-Abteilungen in mittelständischen Unternehmen stehen unter doppeltem Druck: Der Fachkräftemangel macht jede offene Stelle dringender, gleichzeitig wächst die Menge an Bewerbungen, Stellenprofilen und Kommunikationskanälen, die bewältigt werden muss. Die Folge: Qualifizierte Berater verbringen einen Großteil ihrer Zeit mit Datenabgleich, Verwaltung und Dokumentation – statt mit dem, was den Unterschied macht: dem persönlichen Kontakt zu Kandidaten und Kunden. Wir analysieren Ihre Recruiting-Prozesse und finden die Stellen, an denen Automatisierung und Datenintegration den größten Effekt haben.
Die Personalbranche hat sich in den letzten Jahren stark digitalisiert – Bewerbermanagementsysteme, Jobbörsen-Schnittstellen, LinkedIn-Recruiting-Tools. Und trotzdem bleiben viele Kernprozesse erstaunlich manuell. Die Systeme existieren, aber sie arbeiten nicht zusammen.
Der Kandidatenabgleich frisst Stunden. Hunderte Kandidatenprofile mit dutzenden offenen Stellen abzugleichen, erfordert ein tiefes Verständnis für Qualifikationen, Erfahrungen und Soft Skills. Wenn dieser Abgleich manuell erfolgt, bindet er die erfahrensten Berater für Aufgaben, die zumindest teilweise automatisierbar wären.
Kandidatendaten liegen in verschiedenen Systemen. Der Lebenslauf kam per E-Mail, die Notizen vom Erstgespräch stehen im CRM, die Gehaltsvorstellung wurde telefonisch genannt und auf einem Notizzettel festgehalten. Wenn ein Berater das vollständige Bild eines Kandidaten braucht, muss er drei bis vier Quellen zusammensuchen.
Die Kommunikation mit Kandidaten ist schwer nachvollziehbar. Wer hat wann mit welchem Kandidaten worüber gesprochen? Wenn mehrere Berater an einem Besetzungsprojekt arbeiten, entstehen Informationslücken. Ein Kandidat wird doppelt kontaktiert, eine Zusage geht unter, ein Feedback kommt zu spät.
Reporting und Erfolgsmessung kosten mehr Zeit als sie bringen. Welche Kanäle liefern die besten Kandidaten? Wie lang ist die durchschnittliche Time-to-Fill? Die Daten wären vorhanden, aber sie manuell zusammenzutragen dauert so lange, dass die Auswertung oft unterbleibt.
Wir kennen die Abläufe in Personalvermittlungen und HR-Abteilungen: den Spagat zwischen Geschwindigkeit und Qualität, den Druck durch Fachkräftemangel und die Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen eine wachsende Zahl an Vakanzen zu besetzen. Unsere Lösungen sind auf diese Realität zugeschnitten.
Bewerbermanagementsysteme, CRM, Jobbörsen-APIs, LinkedIn-Integrationen: Wir wissen, wie HR-Daten strukturiert sind, wo die typischen Brüche zwischen Systemen liegen und wie man sie überbrückt. Unsere Lösungen fügen sich in Ihre bestehende Tool-Landschaft ein, statt eine weitere Insellösung hinzuzufügen.
Recruiting ist ein Beziehungsgeschäft. Wir automatisieren die datenintensiven, repetitiven Schritte – Abgleich, Vorqualifizierung, Dokumentation –, damit Ihre Berater mehr Zeit für das haben, was kein Algorithmus ersetzen kann: das persönliche Gespräch und den Aufbau langfristiger Beziehungen.
Jede Empfehlung wird in Recruiting-Kennzahlen übersetzt: Reduzierung der Time-to-Fill, Steigerung der Matching-Qualität, Einsparung von Beraterstunden pro Besetzung. Sie wissen vor der Umsetzung, welchen Effekt Sie erwarten können.
Vier Bereiche, in denen wir bei Personaldienstleistern und HR-Abteilungen regelmäßig erhebliches Optimierungspotenzial identifizieren.
Der Abgleich von Kandidatenprofilen mit Stellenanforderungen ist der zeitintensivste Schritt im Recruiting-Prozess. Wir analysieren, wie dieser Abgleich heute abläuft, und entwickeln Lösungen, die strukturierte Daten und unstrukturierte Informationen intelligent zusammenführen – von regelbasierten Filtern bis hin zu KI-gestütztem Matching.
Bewerbermanagementsystem, CRM, Jobbörsen, E-Mail, Telefon: Kandidatendaten verteilen sich über zahlreiche Kanäle und Systeme. Wir schaffen durchgängige Verbindungen, damit alle relevanten Informationen an einem Ort zusammenlaufen und jeder Berater jederzeit das vollständige Bild hat.
Wer hat wann mit wem gesprochen? Welches Feedback steht noch aus? Welcher Kandidat wartet seit Tagen auf eine Rückmeldung? Wir optimieren die Kommunikationsprozesse, damit nichts mehr durchrutscht – durch automatisierte Erinnerungen, zentrale Gesprächsdokumentation und transparente Statusverfolgung.
Time-to-Fill, Cost-per-Hire, Kanaleffektivität: Die Kennzahlen, die Ihr Recruiting steuern sollten, liegen oft in verschiedenen Systemen verstreut. Wir bringen sie zusammen und machen sie in Echtzeit nutzbar – damit Sie datenbasiert entscheiden können, wo Sie Ihre Ressourcen einsetzen.
Personalvermittler Oberösterreich
Recruiting-Matching & KI-Automatisierung
Ein führender Personalvermittler aus Oberösterreich stand vor einer typischen Herausforderung der Branche: Der manuelle Abgleich von hunderten Kandidatenprofilen mit komplexen Jobanforderungen war zeitaufwendig, fehleranfällig und verlangsamte den gesamten Besetzungsprozess. In einem Markt, in dem Geschwindigkeit und Präzision über den Zuschlag entscheiden, war dieser Engpass nicht länger tragbar.
Nach einer eingehenden Prozessanalyse entwickelte we-make.ai eine maßgeschneiderte Lösung, die Machine Learning und Large Language Models intelligent kombiniert. Das System analysiert sowohl strukturierte Daten als auch Freitexte in Lebensläufen und Anforderungsprofilen, lernt kontinuierlich dazu und liefert nachvollziehbare Matching-Begründungen.
„Dank der maßgeschneiderten KI-Lösung finden wir passende Kandidaten jetzt 30 % schneller und können uns auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Menschen hinter den Profilen. Die Expertise und der lösungsorientierte Ansatz von we-make.ai waren entscheidend für diesen Erfolg."
Eine vollständige Dokumentation Ihrer Abläufe von der Vakanzaufnahme bis zur erfolgreichen Besetzung – inklusive aller Systeme, Kommunikationskanäle und manuellen Schritte. Sie sehen zum ersten Mal den gesamten Informationsfluss durch Ihr Recruiting auf einen Blick.
Eine detaillierte Aufschlüsselung, wo Ihre Berater wie viel Zeit verbringen: Wie viele Stunden pro Woche fließen in manuellen Datenabgleich? Wie oft werden Informationen doppelt erfasst? Wo entstehen die längsten Wartezeiten im Prozess?
Für jede identifizierte Schwachstelle erhalten Sie einen konkreten Lösungsvorschlag – von einfachen Workflow-Optimierungen bis hin zu KI-gestütztem Matching. Jeder Vorschlag ist mit einer geschätzten Zeitersparnis und Qualitätsverbesserung beziffert.
Ein realistischer Zeitplan, der Quick Wins (z. B. Systemintegrationen, automatisierte Benachrichtigungen) von strategischen Projekten (z. B. KI-Matching) trennt. Mit klaren Prioritäten und messbaren Erfolgskriterien.
Lassen Sie uns das gemeinsam herausfinden. In einem 30-minütigen Erstgespräch besprechen wir Ihre aktuelle Situation und prüfen, ob eine Prozessanalyse für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Kein Verkaufsgespräch – sondern ein ehrlicher Blick auf Ihre Recruiting-Abläufe.
Oder schreiben Sie uns direkt: [email protected] | +43 660 31 96 763