Prozessoptimierung für Personaldienstleister und HR-Abteilungen
Schneller die richtigen Kandidaten finden, durch effizientere Prozesse statt durch mehr Personal.
Personalvermittler und HR-Abteilungen im Mittelstand stehen unter doppeltem Druck. Der Fachkräftemangel macht jede offene Stelle dringender, gleichzeitig wächst die Menge an Bewerbungen und Stellenprofilen, die zu bewältigen ist. Also verbringen erfahrene Berater einen Großteil ihrer Zeit mit Datenabgleich und Dokumentation statt im Gespräch mit Kandidaten und Kunden. Wir analysieren Ihre Recruiting-Prozesse und suchen die Stellen, an denen Automatisierung den größten Effekt hat. Bei Kern Engineering Careers waren das 30 % im Kandidaten-Matching.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die Personalbranche hat sich in den letzten Jahren stark digitalisiert. Trotzdem bleiben viele Kernprozesse erstaunlich manuell, weil die angeschafften Systeme nebeneinander laufen, statt miteinander zu arbeiten.
Der Kandidatenabgleich frisst Stunden. Hunderte Kandidatenprofile mit dutzenden offenen Stellen abzugleichen, erfordert ein tiefes Verständnis für Qualifikationen und Erfahrungen, oft auch für Zwischentöne, die im Lebenslauf gar nicht stehen. Wenn dieser Abgleich vollständig manuell erfolgt, bindet er die erfahrensten Berater für Arbeit, die zumindest in ihrem mechanischen Teil automatisierbar wäre.
Kandidatendaten liegen in verschiedenen Systemen. Der Lebenslauf kam per E-Mail, die Notizen vom Erstgespräch stehen im CRM, die Gehaltsvorstellung wurde telefonisch genannt und auf einem Notizzettel festgehalten. Wenn ein Berater das vollständige Bild eines Kandidaten braucht, muss er drei bis vier Quellen zusammensuchen.
Die Kommunikation mit Kandidaten ist schwer nachvollziehbar. Wer hat wann mit welchem Kandidaten worüber gesprochen? Wenn mehrere Berater an einem Besetzungsprojekt arbeiten, entstehen Informationslücken. Ein Kandidat wird doppelt kontaktiert, eine Zusage geht unter, ein Feedback kommt zu spät.
Reporting und Erfolgsmessung kosten mehr Zeit als sie bringen. Welche Kanäle liefern die besten Kandidaten? Wie lang ist die durchschnittliche Time-to-Fill? Die Daten wären vorhanden, aber sie manuell zusammenzutragen dauert so lange, dass die Auswertung oft unterbleibt.
Warum Personaldienstleister mit uns arbeiten
Verständnis für die Personalbranche
Wir kennen die Abläufe in Personalvermittlungen und HR-Abteilungen. Jede Vakanz soll schnell besetzt werden und trotzdem fachlich wie menschlich passen, während das Beraterteam nicht mitwächst. Unsere Lösungen sind auf diese Realität zugeschnitten, nicht auf einen Konzern mit eigener Datenabteilung.
Erfahrung mit HR-Daten und -Systemen
Bewerbermanagementsystem, CRM, Jobbörsen-API, LinkedIn: Wir wissen, wie HR-Daten strukturiert sind und wo die typischen Brüche zwischen diesen Systemen liegen. Unsere Lösungen fügen sich in Ihre bestehende Werkzeuglandschaft ein, statt eine weitere Insellösung danebenzustellen.
Mensch und Maschine im richtigen Verhältnis
Recruiting ist ein Beziehungsgeschäft. Wir automatisieren die datenintensiven Schritte (den Abgleich und die Vorqualifizierung), damit Ihre Berater mehr Zeit für das persönliche Gespräch haben. Kein Algorithmus baut eine Beziehung zu einem Kandidaten auf, der gerade zwei weitere Angebote prüft.
Messbare Beschleunigung
Beraterstunden je Besetzung und die Time-to-Fill in Tagen sind die zwei Größen, an denen wir ein Recruiting-Projekt messen. Wir halten beide vor dem Start fest und sehen nach dem Projekt nach, wo sie stehen. Bleibt die Zahl, wo sie war, war die Empfehlung falsch, und auch das sagen wir Ihnen.
Wo wir im Recruiting den größten Hebel finden
Vier Bereiche, in denen wir bei Personaldienstleistern und HR-Abteilungen regelmäßig erhebliches Optimierungspotenzial identifizieren.
Kandidaten-Matching
Der Abgleich von Kandidatenprofilen mit Stellenanforderungen ist der zeitintensivste Schritt im Recruiting-Prozess. Wir analysieren, wie dieser Abgleich heute abläuft, und entwickeln eine Lösung, die strukturierte Daten und Freitext zusammenführt. Die Spanne reicht vom regelbasierten Filter bis zum KI-gestützten Matching, wie es bei Kern Engineering Careers im Einsatz ist.
Systemintegration
Bewerbermanagementsystem, CRM, Jobbörsen, E-Mail, Telefon: Kandidatendaten verteilen sich über zahlreiche Kanäle und Systeme. Wir schaffen durchgängige Verbindungen, damit alle relevanten Informationen an einem Ort zusammenlaufen und jeder Berater jederzeit das vollständige Bild hat.
Kommunikation und Nachverfolgung
Wer hat wann mit wem gesprochen, und welcher Kandidat wartet seit Tagen auf eine Rückmeldung? Wir optimieren die Kommunikationsprozesse, damit nichts mehr durchrutscht. Dazu gehören automatisierte Erinnerungen und eine Gesprächsdokumentation, die allen Beteiligten offensteht.
Reporting und Prozesssteuerung
Time-to-Fill, Cost-per-Hire, Kanaleffektivität: Die Kennzahlen, die Ihr Recruiting steuern sollten, liegen oft in verschiedenen Systemen verstreut. Wir holen sie automatisiert dort ab und legen sie in einer Auswertung zusammen, die keine Vorarbeit mehr braucht. Damit steht die Zahl schon da, wenn die Frage danach kommt.
Erfolgsgeschichte: Kern Engineering Careers
Kern Engineering Careers
Personalvermittlung Oberösterreich, Kandidaten-Matching
Bei Kern Engineering Careers lief der Abgleich zwischen Kandidatenbestand und Anforderungsprofil von Hand. Das kostete Zeit, war fehleranfällig und verlangsamte den gesamten Besetzungsprozess.
Nach einer Prozessanalyse entstand ein System, das Machine Learning mit Large Language Models kombiniert und Freitext aus Lebensläufen genauso auswertet wie die strukturierten Felder. Zu jedem Vorschlag liefert es eine Begründung, damit ein Berater ihn prüfen kann statt ihm zu glauben. Wie das Projekt im Einzelnen ablief, steht in der vollständigen Erfolgsgeschichte.
„Dank der maßgeschneiderten KI-Lösung finden wir passende Kandidaten jetzt 30 % schneller und können uns auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Menschen hinter den Profilen. Die Expertise und der lösungsorientierte Ansatz von we-make.ai waren entscheidend für diesen Erfolg.“
Was Personaldienstleister aus unserer Analyse mitnehmen
Am Anfang steht eine Prozessanalyse, keine Software. Sie liefert vier Ergebnisse, mit denen Sie auch dann weiterarbeiten können, wenn Sie sich am Ende gegen ein KI-Projekt entscheiden.
Prozesslandkarte des Recruiting-Workflows
Wir halten fest, welche Stationen eine Besetzung bei Ihnen durchläuft und welches System die Daten dazu hält. Notiert ist auch, wer eine Vakanz an wen übergibt und an welchen Stellen niemand fest zuständig ist. Wer neu im Team anfängt, liest darin nach, statt sich über Wochen durchzufragen.
Schwachstellenbericht mit Zeitanalyse
Der Bericht schlüsselt die Woche eines Beraters nach Tätigkeit auf und nicht nach Vakanz. Sichtbar wird dabei vor allem, was zwischen den Schritten liegt: die Abstimmung eines Termins, an dem Kunde und Kandidat beide können, und das Exposé, das für jeden Kunden neu aus denselben Angaben entsteht.
Lösungsvorschläge mit Effizienzprognose
Ob ein Vorschlag einen Schritt wegnimmt oder ihn nur beschleunigt, steht ausdrücklich dabei. Die Schätzung nennt beides, den Aufwand für die Einführung und das, was danach niemand mehr von Hand macht. Dazu gehört auch, wer ihn später pflegt, wenn eine neue Jobbörse dazukommt oder ein Kunde ein eigenes Format verlangt.
Umsetzungsfahrplan
Was zuerst drankommt, hängt davon ab, was sich neben dem laufenden Geschäft ändern lässt und was einen ruhigen Monat braucht. Eine Besetzung wartet nicht, bis ein Werkzeug fertig ist.
Bewerberdaten DSGVO-konform verarbeiten
Ein Lebenslauf enthält Alter, Herkunft, Ausbildungsweg und oft genug einen Hinweis auf die familiäre Situation. Wer solche Daten in einen Cloud-Dienst gibt, verlagert die Verantwortung nicht mit. Lokale KI-Infrastruktur lässt den Lebenslauf dort, wo er eingegangen ist, und der Nachweis darüber passt zu der Dokumentation, die der AI Act für Hochrisiko-Anwendungen ohnehin verlangt.
Lokale KI für datenschutzkritische HR-Prozesse · KI-Automatisierung für Abgleich und Vorqualifizierung · Was der EU AI Act im Recruiting verlangt
KI für Personaldienstleister in Oberösterreich
Der oberösterreichische Arbeitsmarkt, vom Zentralraum Linz–Wels–Steyr bis ins Innviertel, ist hart umkämpft. Wer Kandidaten schneller matcht und vorqualifiziert, gewinnt den Auftrag. Als KI-Partner mit Sitz in Wels begleiten wir Personalvermittler und HR-Abteilungen in ganz Oberösterreich persönlich vor Ort und remote.
KI-Beratung Oberösterreich · KI-Beratung Linz
Förderung verfügbar, Antragsfrist läuft
DIGITAL.PLUS 26: Bis zu € 7.000 Zuschuss für dieses Projekt
KMU mit Standort in Oberösterreich können dieses Projekt im Rahmen von DIGITAL.PLUS 26 mit einem Zuschuss von bis zu 35 % der Projektkosten (max. € 7.000) fördern lassen, sofern sie aktives Mitglied der WKO Oberösterreich sind. Projektstart ab sofort möglich, Antragstellung bis 2. November 2026.
Häufige Fragen zu KI im Recruiting
Ab wann lohnt sich automatisiertes Matching überhaupt?
Unsere Lebensläufe liegen als PDF, Word und Scan durcheinander. Reicht das?
Was passiert, wenn das System einen passenden Kandidaten aussortiert?
Fällt KI im Recruiting unter die strengen Regeln des EU AI Act?
Dürfen Bewerberdaten in eine KI-Anwendung?
Ist die Einführung von KI im Recruiting förderbar?
Wie viel Zeit verbringen Ihre Berater mit Verwaltung statt mit Kandidaten?
Fragen Sie zwei Ihrer Berater, womit ihr Dienstagnachmittag vergangen ist. In einem 30-minütigen Erstgespräch sortieren wir die Antworten danach, was sich automatisieren lässt und was zum Beruf gehört.
Oder schreiben Sie uns direkt: [email protected] | +43 660 31 96 763