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Der KI-Beauftragte im Unternehmen

In den meisten Unternehmen ist KI längst im Einsatz, nur weiß niemand genau, wo überall. Ein KI-Beauftragter behält den Überblick und verantwortet die Regeln dafür. Wir helfen beim Aufbau der Rolle: Verzeichnis, Risikoeinstufung nach EU AI Act, Richtlinie, Schulung.

Wer KI-Werkzeuge einführt, verteilt damit auch Verantwortung: für die Daten, die hineingehen, und für die Ergebnisse, die jemand gegenzeichnen muss. Ein KI-Beauftragter (auch KI-Verantwortlicher) bündelt diese Verantwortung an einer Stelle. Die Rolle lässt sich intern besetzen oder extern begleiten. Wir bauen sie mit Ihnen auf und ziehen uns zurück, sobald sie im Haus trägt.

Die Aufgaben eines KI-Beauftragten

Die Rolle ist Koordination, keine zusätzliche Fachaufgabe. Vier Bereiche machen ihren Kern aus:

KI-Verzeichnis und Risikoklassen

Eine Liste aller KI-Systeme im Haus, je Zeile mit Zweck, Anbieter, Datenarten, Risikoklasse nach EU AI Act und verantwortlicher Person. Wir erheben sie mit Ihnen und halten sie danach aktuell, weil jede Freischaltung eines Anbieters eine Zeile verändert.

    KI-Kompetenz im Team

    Artikel 4 des EU AI Act verlangt seit Februar 2025, dass Mitarbeiter die eingesetzten Werkzeuge einschätzen können. Wir vermitteln das rollenbezogen: Der Einkauf braucht andere Beispiele als die Personalabteilung.

      Interne KI-Richtlinien

      Eine Seite, die jeder liest, statt zwanzig, die niemand liest. Welche Daten dürfen in welches Werkzeug, wer gibt ein neues Tool frei, was passiert bei einem Fehler. Verbote ohne Alternative erzeugen erfahrungsgemäß nur Umwege.

        Abstimmung mit Datenschutz und IT-Sicherheit

        Der KI-Beauftragte arbeitet nicht allein. Welche Daten in ein Sprachmodell dürfen, klärt er mit dem Datenschutz, woran ein Modell technisch herankommt, mit der IT-Sicherheit. Bei diesen Abstimmungen sitzen wir auf Wunsch dabei.

          Braucht Ihr Unternehmen einen KI-Beauftragten?

          Eine Bestellpflicht wie beim Datenschutzbeauftragten gibt es nicht. Der EU AI Act nennt die Rolle nirgends. Er verteilt aber Pflichten, die im Haus jemand übernehmen muss. Seit Februar 2025 verlangt Artikel 4 von jedem Unternehmen, das KI einsetzt, ausreichende KI-Kompetenz (AI Literacy) bei den Mitarbeitern, angemessen zu ihrer Rolle. Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Artikel 50: Wer ein KI-System betreibt, mit dem Personen direkt sprechen, muss dafür sorgen, dass sie den KI-Einsatz erkennen können.

          Solange niemand benannt ist, bleiben diese Pflichten liegen. Daneben wächst still das praktischere Problem: Mitarbeiter nutzen Werkzeuge, die niemand freigegeben hat, meist in guter Absicht und über den privaten Zugang. Schatten-KI ist in den meisten Unternehmen längst Realität, sie wird nur selten offen angesprochen. Ein benannter KI-Beauftragter macht daraus einen Vorgang, über den geredet werden kann.

          So begleiten wir Ihren KI-Beauftragten

          Wir beginnen mit dem Verzeichnis, weil ohne diese Liste jede weitere Entscheidung im Nebel stattfindet. Danach stufen wir die Systeme nach den Risikoklassen des EU AI Act ein, schreiben die Richtlinie und schulen die Person, die die Rolle übernimmt. Die KI-Kompetenz für das übrige Team vermitteln wir in einer passgenauen KI-Schulung, die technische Absicherung stimmen wir mit unserem Angebot zu KI-Sicherheit und Datenschutz ab. Wer Beschaffung, Rollen und Nachweise dauerhaft ordnen will, findet den organisatorischen Rahmen dafür unter AI Governance und Regulatorien.

          Wie viel davon intern läuft, entscheiden Sie. Manche Unternehmen brauchen nur den Anstoß und eine Vorlage für die Richtlinie. Andere geben die Rolle für das erste Jahr ganz ab und übernehmen sie erst, wenn die Abläufe stehen. Beides lässt sich machen.

          Häufige Fragen zum KI-Beauftragten

          Was macht ein KI-Beauftragter im Unternehmen?

          Er koordiniert, er macht die KI-Arbeit nicht selbst. Der KI-Beauftragte (auch KI-Verantwortlicher) führt das Verzeichnis der eingesetzten Systeme, stuft sie nach EU AI Act ein, pflegt die interne Richtlinie und ist die Adresse für die Frage „darf ich dieses Werkzeug benutzen?“. Modelle auswählen oder Server betreiben gehört ausdrücklich nicht dazu, das bleibt bei IT, Fachbereich und Dienstleister. Ohne Mandat der Geschäftsführung funktioniert die Rolle allerdings nicht, denn sie muss gelegentlich Nein sagen.

          Ist ein KI-Beauftragter gesetzlich vorgeschrieben?

          Nein. Der EU AI Act kennt keine Bestellpflicht, anders als die DSGVO beim Datenschutzbeauftragten. Die Pflichten selbst gibt es trotzdem: KI-Kompetenz nach Artikel 4 seit Februar 2025, Transparenz nach Artikel 50 seit dem 2. August 2026, dazu die Einstufung der eigenen Systeme nach Risiko. Sie treffen das Unternehmen, nicht eine Person. Wer sie an einer Stelle bündelt, behält sie im Blick. Wer es nicht tut, bemerkt die Lücken oft erst, wenn ein Kunde im Lieferantenfragebogen danach fragt.

          Kann unser Datenschutzbeauftragter die Rolle mitübernehmen?

          Häufig ja, und in kleineren Unternehmen ist das der pragmatische Weg. Bei Datenarten, Rechtsgrundlage und Dokumentation überschneiden sich die Themen ohnehin. Zwei Punkte sind zu beachten. Der Datenschutzbeauftragte muss unabhängig bleiben, darf die KI-Vorhaben also nicht mitverantworten, die er anschließend prüft. Und KI wirft Fragen auf, die der Datenschutz nicht beantwortet: wie zuverlässig ein Modell in einer bestimmten Aufgabe arbeitet und wer die Ausgabe gegenzeichnet. Zur Doppelrolle gehört deshalb eine Schulung, nicht nur eine zusätzliche Zeile im Organigramm.

          Welche Qualifikation braucht ein KI-Beauftragter?

          Kein Informatikstudium. Gebraucht wird jemand, der die Prozesse des Hauses kennt und versteht, wie ein Sprachmodell zu seinen Antworten kommt und wo es zuverlässig danebenliegt. Die Grundzüge von EU AI Act und DSGVO lassen sich lernen, das Gespür dafür, welche Abteilung gerade welches Werkzeug ausprobiert, deutlich schwerer. In der Praxis funktioniert es oft besser, eine Person aus dem Fachbereich zu schulen, als die Rolle bei jemandem abzuladen, der ohnehin schon die IT betreut. we-make.ai schult interne KI-Beauftragte und übernimmt auf Wunsch die Teile, für die im ersten Jahr die Routine fehlt.

          Was gehört in ein KI-Verzeichnis, und wie fängt man damit an?

          Je System eine Zeile: Bezeichnung, Zweck, Fachbereich, Anbieter und Hostingort, die verarbeiteten Datenarten, die Risikoklasse nach EU AI Act, die verantwortliche Person, das Datum der letzten Prüfung. Der Einstieg ist eine Rundfrage in den Abteilungen, keine technische Erhebung. Rechnen Sie damit, dass Werkzeuge auftauchen, von denen die IT nichts wusste: ein Übersetzungsdienst, die Transkription von Besprechungen, ein Assistent in der CRM-Oberfläche, den der Anbieter über Nacht freigeschaltet hat. Eine Tabelle reicht am Anfang völlig.

          Lohnt sich die Rolle auch in einem kleinen Unternehmen?

          Ja, nur in anderem Umfang. Bei dreißig Mitarbeitern ist der KI-Beauftragte keine Stelle, sondern ein Mandat über wenige Stunden im Monat, oft bei der Person, die schon die IT-Themen koordiniert. Entscheidend ist, dass die Zuständigkeit benannt ist und die Kollegen wissen, wen sie fragen. Das Verzeichnis bleibt dann kurz und die Richtlinie passt auf eine Seite.

          KI-Governance für Ihr Unternehmen aufbauen

          In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Pflichten aus dem EU AI Act für Sie relevant sind und wie Sie die Rolle des KI-Beauftragten sinnvoll besetzen.

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          Oder schreiben Sie uns direkt: [email protected]  |  +43 660 31 96 763