KI-gestützte Dokumentenverarbeitung befreit Ihr Team von einer der undankbarsten Aufgaben im Büroalltag: dem manuellen Erfassen von Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen und Belegen. Moderne, multimodale Sprachmodelle lesen jedes Dokument – ob PDF, Foto oder Scan –, extrahieren die relevanten Daten und übergeben sie direkt an Ihre Systeme. DSGVO-konform und auf Wunsch vollständig auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
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In fast jedem Unternehmen wandern täglich Dokumente durch die Hände qualifizierter Mitarbeiter, die deren Inhalte von Hand in Systeme übertragen: Rechnungsdaten ins Buchhaltungsprogramm, Lieferscheinpositionen ins ERP, Vertragsdaten in die Ablage. Diese Arbeit ist notwendig, aber sie ist monoton, fehleranfällig und bindet Stunden, die woanders mehr wert wären.
KI-Dokumentenverarbeitung dreht das um: Die Maschine liest und erfasst, Ihre Mitarbeiter prüfen und entscheiden. Das ist schneller, genauer – und für die Mitarbeiter deutlich angenehmer.
Rechnungsnummer, Betrag, Steuersätze, Lieferant, Fälligkeit und Buchungskonto werden automatisch erkannt, mit der Bestellung abgeglichen und zur Freigabe vorbereitet – auch bei jedem Lieferanten-Layout.
Laufzeiten, Kündigungsfristen, Vertragsparteien und kritische Klauseln werden extrahiert und zusammengefasst. So behalten Sie bei großen Vertragsbeständen den Überblick, ohne jedes Dokument manuell zu lesen.
Positionen, Mengen und Artikelnummern werden aus Lieferscheinen und Auftragsbestätigungen ausgelesen und automatisch mit Bestellung und Rechnung abgeglichen – die Basis für eine saubere Wareneingangsprüfung.
Buchungen aus Kontoauszügen werden strukturiert erfasst und kategorisiert. Auch eingescannte oder fotografierte Finanzdokumente werden zuverlässig verarbeitet – ideal für die vorbereitende Buchhaltung.
Auch abfotografierte oder eingescannte Unterlagen, Formulare und handschriftliche Notizen werden zuverlässig verarbeitet – die KI versteht nicht nur das saubere PDF, sondern auch das schnell geknipste Foto vom Lieferschein aus der Werkshalle.
Eingehende Dokumente aus E-Mail-Postfächern werden automatisch klassifiziert, dem richtigen Vorgang zugeordnet und an das Zielsystem übergeben – der digitale Posteingang sortiert sich selbst.
In vier Schritten vom eingehenden Dokument zum fertigen Datensatz in Ihrem System.
01
Dokumente kommen per E-Mail, Upload, Scan oder aus einem Ordner herein – als PDF, Foto oder Screenshot. Kein einheitliches Format nötig.
02
Die KI erkennt den Dokumenttyp und liest die relevanten Felder aus – auch bei wechselnden Layouts, Handschrift-Elementen oder mehrseitigen Dokumenten.
03
Extrahierte Daten werden gegen bestehende Datensätze geprüft – Rechnung gegen Bestellung, Lieferschein gegen Auftrag. Unstimmigkeiten werden markiert.
04
Die strukturierten Daten fließen automatisch in ERP, Buchhaltung, DMS oder CRM. Ihre Mitarbeiter prüfen nur noch die markierten Ausnahmefälle.
Was heute Sachbearbeiter Zeile für Zeile abtippen, erledigt die KI in Sekunden. Ihr Team prüft statt zu erfassen – und kümmert sich um die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Tippfehler, vertauschte Zahlen und übersehene Positionen werden seltener. Jeder Verarbeitungsschritt wird protokolliert – für eine prüfbare, revisionssichere Dokumentation.
Rechnungen und Verträge enthalten sensible Daten. Auf Wunsch läuft die Verarbeitung ausschließlich auf Ihrer Infrastruktur oder in einem österreichischen Rechenzentrum – kein Dokument verlässt Ihre Kontrolle.
Die Lösung dockt an Ihre bestehenden Systeme an – ERP, Buchhaltung, DMS, CRM. Sie bekommen keinen weiteren Insellösung, sondern einen durchgängigen, automatisierten Dokumentenfluss.
Rechnungen, Verträge und Personaldokumente zählen zu den vertraulichsten Unterlagen eines Unternehmens. Wer sie zur Verarbeitung an einen US-Cloud-Dienst schickt, gibt die Kontrolle darüber ab. Wir betreiben die Dokumentenverarbeitung auf Wunsch vollständig auf Ihrer eigenen Hardware oder in einem österreichischen Rechenzentrum – mit demselben Komfort, aber ohne Datenabfluss.
→ Mehr über unsere lokale KI-Infrastruktur · → DIALOG.pro als KI-Wissensassistent
Wo täglich große Mengen an Belegen, Mandantenunterlagen oder Verträgen anfallen, ist der Hebel am größten. Für Steuerberatungen, Kanzleien und Wirtschaftsprüfer haben wir die Anforderungen gesondert aufbereitet.
→ KI für Kanzleien & Steuerberater · → Prozessautomatisierung mit AI Agents
Förderung verfügbar
Dieses Projekt kann im Rahmen von DIGITAL.PLUS 26 mit bis zu € 7.000 Zuschuss gefördert werden – für KMU in Oberösterreich. Antragsfrist: 2. November 2026.
In einem kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Dokumententyp aus Ihrem Alltag an und schätzen ein, wie viel Erfassungsaufwand sich automatisieren lässt – ehrlich und ohne Verkaufsdruck.
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