Rechnungen und Dokumente auslesen lassen, statt sie abzutippen.

Klassische OCR liest Zeichen und sucht Felder an erwarteten Positionen. Ändert ein Lieferant das Layout, steht die Rechnungsnummer plötzlich woanders und die Erkennung fällt aus. Ein multimodales Sprachmodell liest das Dokument als Ganzes und versteht, dass die Nummer hinter „Beleg-Nr.“ dasselbe meint wie hinter „Invoice No.“. Deshalb braucht es keine Vorlage je Lieferant und kommt auch mit Dokumenten zurecht, die es so noch nie gesehen hat. Dahinter steckt dieselbe Fähigkeit, die im Natural Language Understanding Bedeutung statt Zeichenketten erkennt, hier angewandt auf Belege mit fester Erwartung an das Ergebnis.

Zu jedem ausgelesenen Feld gehört ein Sicherheitswert. Liegt er unter der vereinbarten Schwelle oder widerspricht der Wert dem Abgleich mit Bestellung und Stammdaten, wandert das Dokument in die Prüfliste statt in die Buchung. Wie hoch der Anteil dieser Ausnahmen ausfällt, hängt an Ihrem Belegmix und lässt sich nicht vorab behaupten. Wir messen ihn deshalb an einer Stichprobe Ihrer eigenen Dokumente, bevor über einen Rollout entschieden wird.

Dann übergeben wir die Daten auf dem Weg, den Ihre Software ohnehin kennt: als Importdatei im erwarteten Format, über die Datenbank oder über die Importfunktion der Buchhaltung. Eine offene API ist bequemer, aber keine Bedingung. Wo darüber hinaus ganze Abläufe automatisiert werden sollen, etwa Freigaben und Rückfragen an den Einkauf, greift unsere Prozessautomatisierung mit KI-Agenten.

Das Original bleibt unverändert und wird revisionssicher abgelegt. Die extrahierten Daten liegen als zweite Ebene daneben, jeweils mit Verweis auf die Stelle im Dokument, aus der sie stammen. Protokolliert wird, welches Modell wann welchen Wert vorgeschlagen hat und wer ihn freigegeben oder korrigiert hat. Bei einer Prüfung lässt sich damit jeder Datensatz bis zum Beleg zurückverfolgen.

Wir starten mit genau einem Dokumententyp, meist der Eingangsrechnung, weil dort Volumen und Regelmäßigkeit am höchsten sind. Aus einem Stapel Ihrer echten Belege entsteht zuerst eine Messung der Auslesequalität, danach die Anbindung an ein System. Erst wenn dieser Weg im Alltag trägt, kommen weitere Dokumentarten dazu. Eine Einordnung der Kosten finden Sie im Leitfaden Was kostet eine KI-Beratung?

Über DIGITAL.PLUS 26 sind bis zu 35 % der Projektkosten förderbar, höchstens € 7.000. Antragsberechtigt sind KMU mit Standort in Oberösterreich; die Mitgliedschaft bei der WKO Oberösterreich muss dafür aktiv sein. Eingereicht werden muss bis 2. November 2026; die Unterlagen bereiten wir mit Ihnen vor.