KI-Potentialanalyse: die 5-Kriterien-Checkliste für den Mittelstand
Erstgespräche beginnen selten mit der Frage, was KI kann. Sie beginnen mit der Frage, wo man anfängt. Die Antwort darauf hängt weniger an der Technik als an fünf Voraussetzungen im Unternehmen selbst: Sind die Daten auffindbar? Gibt es Abläufe, die sich überhaupt automatisieren lassen? Zieht das Team mit? Ist der Datenschutz geklärt? Und sind Geld und Zeit dafür da?
Diese Checkliste stellt genau diese Fragen, 25 Stück, jede mit Ja oder Nein zu beantworten. Sie ist für Unternehmen mit 50–250 Mitarbeitern gedacht und braucht 15 bis 20 Minuten. Am Ende steht kein Gutachten, sondern eine Einordnung: wo Sie stehen und welcher nächste Schritt realistisch ist.
Wenn Sie die Fragen lieber gemeinsam mit jemandem durchgehen, der die Antworten schon oft gehört hat: Genau das ist die Prozessanalyse.
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Wie die Checkliste aufgebaut ist
Fünf Kriterien, je fünf Fragen, ein Kästchen für Ja, eines für Nein und eines für den Fall, dass Sie es nicht sicher wissen. Jedes Kriterium hat seine eigene Bewertung mit drei Stufen und einer Empfehlung dazu, was in diesem Bereich als Nächstes zu tun ist. Am Ende zählen Sie zusammen und landen in einem von vier Ergebnisbereichen.
Es ist ein Papierdokument, kein Formular zum Anklicken. Ausdrucken, hineinschreiben, danach über die Zeilen reden, in denen ein Fragezeichen steht.
1. Dateninfrastruktur und Datenqualität
Gibt es eine zentrale Datenplattform, die alle Abteilungen nutzen? Werden Kundendaten einmal erfasst statt mehrfach abgetippt? Liegen die letzten drei Jahre maschinenlesbar vor? Und läuft noch Operatives über Excel? Fällt die Bewertung hier niedrig aus, sagt die Checkliste das auch: dann kommt die Datenbasis vor dem ersten KI-Projekt.
2. Automatisierungspotenzial in den Prozessen
Fünf Fragen nach Arbeit, die sich täglich wiederholt: Rechnungen und Verträge, die jemand von Hand liest, Routinefragen mit immer derselben Antwort, wöchentliche Kennzahlen, die manuell entstehen, Daten, die aus dem CRM in die Buchhaltung kopiert werden. Je mehr davon zutrifft, desto eher lohnen sich KI-Agenten und Assistenten.
3. Digitale Reife und Akzeptanz
Nutzen Sie bereits Cloud- und Kollaborationsplattformen? Gehen Führungskräfte damit voran? Gibt es Leute im Haus, die Neues gern ausprobieren? Werden Mitarbeiter gefragt, bevor ein Werkzeug eingeführt wird? Steht Budget für Weiterbildung bereit? Ein mittleres Ergebnis heißt: Die Einführung braucht Change-Management.
4. Datenschutz und Sicherheit
Sind sensible Daten getrennt gespeichert, gibt es Richtlinien dafür, kennt das Team sie, wird vor jedem Cloud-Upload geprüft, und ist jemand für die DSGVO zuständig? Wer hier gut dasteht, kann über lokale KI-Infrastruktur nachdenken. Wer nicht, klärt zuerst den Datenschutz, unabhängig von KI.
5. Budget und Ressourcen
Gibt es ein Jahresbudget für IT-Investitionen, interne IT-Kapazität für Projekte, Erfahrung mit externen Dienstleistern, und lassen sich Mitarbeiter zu fünf bis zehn Prozent ihrer Zeit freistellen? Die Bewertung reicht von „schnell umsetzbar mit externem Partner“ bis „nur kleine Pilotprojekte realisierbar“.
Was am Ende herauskommt
Erreichbar sind 60 Punkte. Die Gesamtwertung ordnet Ihr Ergebnis einem von vier Bereichen zu. Jeder trägt eine Empfehlung für den nächsten Schritt:
Reif und bereit, 42 bis 60 Punkte. Die Voraussetzungen stehen. Die Empfehlung lautet, direkt mit KI-Agenten für die Prozesseffizienz zu beginnen, etwa in der Buchhaltung oder bei wiederkehrenden Kundenanfragen. Der ROI ist hier schnell messbar.
Standardmittelstand, 30 bis 41 Punkte. Die typische Lage, und keine schlechte: Die Hebelpunkte sind klar erkennbar. Die Checkliste rät hier zu lokaler KI-Infrastruktur als Grundlage für datenschutzkonforme Lösungen. Der ROI stellt sich mittelfristig ein.
Aufbau erforderlich, 18 bis 29 Punkte. Dateninfrastruktur und Prozesse müssen zuerst stabil laufen. Empfohlen wird eine schrittweise Einführung, zuerst über Cloud-Werkzeuge, später lokal. Ein ROI ist hier erst langfristig zu erwarten.
Startphase, 0 bis 17 Punkte. Die Digitalisierung selbst fehlt noch. Dann ist KI noch nicht an der Reihe. Zuerst kommt die IT-Landschaft, und daneben lassen sich kleine Werkzeuge ausprobieren, etwa Textgenerierung im Marketing. Wo genau die Lücken liegen, zeigt der Digitalisierungs-Check.
Wo steht Ihr Unternehmen?
Die Antwort steht nach 15 bis 20 Minuten auf dem ausgefüllten Blatt.
Was die Checkliste nicht leistet
Sie ist eine Selbsteinschätzung. Niemand sieht dabei in Ihre Systeme und misst Durchlaufzeiten nach, und 25 Fragen können die Eigenheiten eines Unternehmens nicht abbilden. Das Ergebnis ist so gut wie die Ehrlichkeit der Antworten.
Sie nennt auch keine Preise. Was ein konkretes Vorhaben kostet, hängt an der Datenlage und am Umfang, und das steht nach 20 Minuten Ankreuzen nicht fest.
Wofür sie taugt: als gemeinsame Grundlage im Haus. Wenn Geschäftsführung, IT und Fachbereich dasselbe Blatt vor sich haben, verläuft das Gespräch über KI anders als sonst.
Lieber gleich persönlich?
Ein Erstgespräch dauert 30 Minuten und kostet nichts. Wenn die Antwort lautet, dass KI bei Ihnen gerade nicht das dringendste Thema ist, sagen wir das auch.
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